Hysbysiad Preifatrwydd - Recriwtio

Fel rhan o'ch cais i ymuno â ni, byddwn yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth amdanoch. Gelwir gwybodaeth rydym yn ei chadw am unigolion yn "ddata personol". Bydd hyn yn cynnwys data a gawn gennych chi'n uniongyrchol a data amdanoch a gawn gan bobl a sefydliadau eraill.

Byddwn hefyd yn parhau i gadw data personol unigolyn am gyfnod o 12 mis ar ôl y broses recriwtio, hyd yn oed os nad oedd yn llwyddiannus, yn unol â'n hatodlen gadw. "Prosesu" yw'r enw a roddir ar unrhyw beth rydym yn ei wneud â data personol unigolyn.

Mae'r ddogfen hon yn nodi pa ddata personol y byddwn yn eu casglu ac yn eu cadw am unigolion sy'n gwneud cais am swydd gyda ni, pam rydym yn prosesu'r data hynny, â phwy rydym yn rhannu'r wybodaeth hon a'ch hawliau mewn perthynas â'ch data personol sy'n cael eu prosesu gennym ni.

Pa wybodaeth rydym yn ei phrosesu yn ystod y broses gwneud cais?

Gallwn gasglu, cadw, rhannu ac fel arall ddefnyddio'r wybodaeth ganlynol amdanoch yn ystod y broses gwneud cais;

  • eich enw a'ch manylion cyswllt (h.y. cyfeiriad, rhif ffôn y cartref a ffôn symudol, cyfeiriad e-bost);
  • eich cymwysterau, hyfforddiant, profiad, dyletswyddau, hanes cyflogaeth (gan gynnwys swyddi, cyflog, dyddiadau perthnasol ac oriau gwaith), manylion eich trwydded yrru (os yw'n berthnasol i'r rôl), aelodaeth o gyrff proffesiynol a diddordebau;
  • data ar fonitro cyfleoedd cyfartal, eich tarddiad hiliol neu ethnig, rhyw a chyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol neu gredoau tebyg;
  • manylion eich canolwyr;
  • eich perthynas ag unrhyw aelod o'n gweithlu;
  • manylion unrhyw gymorth y gall fod ei angen arnoch yn y cyfweliad oherwydd anabledd;
  • eich hanes academaidd a/neu gyflogaeth blaenorol;
  • cadarnhad o'ch cymwysterau academaidd a phroffesiynol (gan gynnwys copi o dystysgrifau);* 

Y cam penodi

  • gwybodaeth drwy'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd am eich cofnod troseddol, tystysgrifau cofnod troseddol a thystysgrifau cofnod troseddol manylach sy'n cadarnhau a ydych wedi'ch gwahardd rhag gwneud unrhyw weithgaredd a reoleiddir;*
  • eich cenedligrwydd neu'ch statws mewnfudo a gwybodaeth o ddogfennau perthynol, megis eich pasbort, neu wybodaeth adnabod a mewnfudo arall;*
  • manylion yr archwiliad meddygol sy'n cadarnhau a ydych yn iach i weithio.*

Mae'n ofynnol i chi (o dan y gyfraith neu er mwyn ymrwymo i'ch contract cyflogaeth) roi'r wybodaeth sydd wedi'i marcio (*) uchod i'w gwneud yn bosibl i ni gadarnhau eich hawl i weithio a'ch addasrwydd ar gyfer y swydd. Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth hon i ni, neu os nad yw'r wybodaeth yn foddhaol, ni fyddwn yn gallu mynd ati i gynnig y swydd i chi.

Os ydych yn gweithio i ni, gall y wybodaeth rydym yn ei chasglu gael ei chynnwys ar system wybodaeth yr Adran Adnoddau Dynol a chofnodion SharePoint. Yn y sefyllfa hon, bydd hysbysiad preifatrwydd pellach mewn perthynas â'r data rydym yn eu casglu, eu prosesu, eu cadw a'u rhannu amdanoch tra byddwch yn gweithio i ni yn berthnasol i chi.

O ble rydym yn cael gwybodaeth amdanoch yn ystod y broses gwneud cais?

Gan ddibynnu ar y swydd rydych wedi gwneud cais amdani, gallwn gasglu'r wybodaeth hon gennych chi, eich canolwyr (y byddwch wedi rhoi eu manylion i ni), eich darparwr addysg, unrhyw gorff proffesiynol perthnasol, ein darparwr gwasanaethau fetio diogelwch (y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd) neu ein darparwr Iechyd Galwedigaethol yn ystod y broses recriwtio.

Pam rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon?

Byddwn yn prosesu eich data personol yn ystod y broses gwneud cais er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol a chymryd camau i lunio cytundeb cyflogaeth gyda chi, a hefyd er mwyn:

  • asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl rydych yn gwneud cais amdani;
  • cymryd camau i lunio cytundeb gyda chi;
  • cadarnhau bod gennych yr hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig;
  • gallu monitro ceisiadau am swyddi yn ein sefydliad i sicrhau ein bod yn cyflawni ein rhwymedigaethau fel rhan o ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Am ba hyd y byddwn yn cadw gwybodaeth am eich cais?

Ni fyddwn yn cadw gwybodaeth am eich cais am gyfnod hirach nag sy'n angenrheidiol. Os byddwch yn llwyddiannus, bydd pa mor hir y bydd angen i ni gadw unrhyw wybodaeth yn dibynnu ar y math o wybodaeth. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein hatodlen gadw.

Os na fyddwch yn llwyddiannus, dim ond am 12 mis y byddwn yn cadw eich data personol, a bydd yn cael eu dileu mewn ffordd ddiogel wedi hynny.

 phwy y byddwn yn rhannu gwybodaeth am eich cais?

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth a gasglwyd yn ystod y broses gwneud cais â thrydydd parti, heblaw am y canlynol:

  • aelodau allanol o'r panel a all gael eu dewis oherwydd eu statws proffesiynol ac a fyddai'n rhan o'r broses recriwtio;
  • Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â'i gwaith archwilio ac astudiaethau yn unol â'r ddyletswydd a nodir yn Adran 33 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009. Gweler ei hysbysiad preifatrwydd.

Os cewch eich penodi, byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol gyfyngedig â Llywodraeth Cymru er mwyn dechrau'r broses fetio diogelwch. Mae Llywodraeth Cymru yn ei thro yn gofyn i Gyngor Sir Powys wneud hyn ar ei rhan.

Hawliau mewn perthynas â'ch data personol

Mae gennych yr hawl i ofyn am gael gweld y data personol rydym yn eu cadw amdanoch. Er mwyn gwneud cais i weld eich data personol, dylai unigolion gysylltu â Phennaeth yr Adran Adnoddau Dynol.

Cyfeiriwch hefyd at ein Polisi Preifatrwyddi gael rhagor o wybodaeth am wneud cais i weld data personol.

Mae gennych yr hawl hefyd, mewn rhai achosion, i wneud y canlynol:

  • Gwrthod gadael i'ch data personol gael eu prosesu
  • Trefnu bod data personol anghywir neu anghyflawn amdanoch yn cael eu cywiro
  • Cyfyngu ar y gwaith o brosesu eich data personol
  • Gwrthod gadael i benderfyniadau gael eu gwneud amdanoch chi'n awtomatig
  • Trefnu bod eich data'n cael eu trosglwyddo i sefydliad arall
  • Hawlio iawndal am ddifrod a achosir drwy dorri eich hawliau diogelu data

Os ydych am arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, dylech gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data. Nid yw'r gyfraith yn gorfodi'r sefydliad i gydymffurfio â phob cais. Os nad yw'r sefydliad yn bwriadu cydymffurfio â'r cais, cewch eich hysbysu o'r rhesymau dros hynny'n ysgrifenedig.

Pryderon

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch y ffordd rydym yn defnyddio eich data personol, gofynnwn i chi gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data yn gyntaf. Fodd bynnag, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych o'r farn bod angen gwneud hynny yn https://ico.org.uk/concerns/.

Cyswllt

Os hoffech drafod unrhyw beth yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, cysylltwch â

Swyddog Diogelu Data Cymwysterau Cymru
Cymwysterau Cymru
Adeilad Q2, Lôn Pencarn
Parc Imperial
Coedcernyw
Casnewydd
NP10 8AR

01633 373222

dpo@qualificationswales.org